L'Istituto è nato nel 1997 sotto la spinta del cinquantesimo anniversario della Liberazione di Città di Castello e dell'Alta Valle del Tevere: di qui l'intitolazione a Venanzio Gabriotti (1884-1944), medaglia d'oro della Resistenza. Promosso e partecipato dall'amministrazione comunale di Città di Castello, dall'Istituto di storia per l'Umbria contemporanea e dalla Soprintendenza archivistica per l'Umbria, con la collaborazione dell'associazionismo culturale della città, si propone di sostenere i valori della libertà e della democrazia attivandosi per la tutela della memoria storica con la conservazione di archivi di associazioni, partiti e sindacati e di fondi di persona e la promozione di studi storico-sociali sull'epoca contemporanea. Il ricco patrimonio documentario, incrementato da continue donazioni, è stato dichiarato di rilevante interesse storico dalla Soprintendenza archivistica per l’Umbria.